"Bài viết này là một phần tài liệu do thầy Hoàng Văn Thinh sưu tầm phục vụ cho mục đích nghiên cứu những lý luận có thể triển khai tại Việt Nam bên cạnh những lí luận sâu sắc khác được lưu trong thư mục: Tuyệt chiêu lí luận gốc"

Tác Giả Amano Masaru là ai? 

Ông đảm nhận  chức vụ Giám Đốc Trung tâm tư vấn thuộc Eiwa System Management Inc từ năm 2002, sau khi làm việc tại bộ phận hệ thống thông tin của một công ty sản xuất thiết bị điện tổng hợp.

Ông cũng hoạt động như một nhà tư vấn về việc giới thiệu các phương pháp phát triển phần mền. Hiện nay, để làm cho lĩnh vực phát triển phần mềm trở nên thú vị hơn, ông đang tập trung vào việc hệ thống hoá và thúc đẩy nhóm phát triển dựa trên những kiến thức thu được từ việc thực hành và tư vấn phát triển phần mềm linh hoạt.

KPT - PHƯƠNG PHÁP NHÌN LẠI HIỆU QUẢ

• KPT chính là một phương pháp tư duy nắm bắt được tất cả các quan điểm của Keep (duy trì),  Problem (vấn đề) và Try (cố gắng/ giải pháp), vô cùng thích hợp cho việc nhìn lại quá trình làm việc.
• KPT được tạo nên bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên của “Keep”, “Problem” và “Try” lại với nhau, ngoài ra trong tiếng Nhật nó còn được gọi là Keputo

Phương pháp tốt nhất chỉ ra các hoạt động và công cụ mang lại hiệu quả trong quá trình thực hiện mỗi giai đoạn. Bài học kinh nghiệm rút ra các vấn đề xảy ra trong mỗi giai đoạn, các biện pháp đối phó đã được thực hiện và các giải pháp mà bạn nghĩ là nên được thực hiện trong thời gian tới.

Vào thời điểm đó, chúng tôi hoàn toàn không nghĩ sẽ tự mình cải thiện bất cứ điều gì. Nhưng sau này nghĩ lại, các công cụ và cách làm việc của chúng tôi đã được cải thiện đáng kể.

K = Phương pháp tốt nhất.

P = Vấn đề.

T = Giải pháp.

Đây quả là một sự kết hợp hoàn hảo.

Không cần thiết phải nghĩ rằng nên làm tốt hơn hay nên cải thiện điều gì đó. Điều quan trọng nhất là phải nhận thức được tình hình hiện tại. Nói cách khác, việc nhìn lại để xác định điều gì tốt, điều gì chưa tốt là việc không thể thiếu trong quá trình cải thiện.

Chính KPT là thứ có thể làm tăng đáng kể tác dụng của việc nhìn lại này. Nghe rất đơn giản đúng không các bạn, và tôi, Hoàng Văn Thinh cũng thật sự bất ngờ và ở những giây phút đầu đọc quyển sách, có đôi nét thất vọng về giải pháp mà mình mong đợi.

Quy trình nhìn lại chỉ với 7 bước 

1. Hồi tưởng các sự việc đã xảy ra.
2. Xác định những hành động tốt.
3. Xác định các vấn đề cần giải quyết
4. Tìm ra nguyên nhân. 
5. Tìm ra các biện pháp cải thiện. 
6. Suy nghĩ về những việc nên làm.
7. Quyết định những việc sẽ làm.

Bạn hoàn thành bài thuyết trình của mình với một cảm giác ở mức độ khá hài lòng, bạn không mắc một lỗi nào và thường có xu hướng sẽ để nó kết thúc như vậy. Tuy nhiên trong trường hợp này, tôi khuyến khích bạn nên tiến hành việc nhìn lại.

    Bước 1 : Hồi tưởng các sự việc đã xảy ra.

Đầu tiên và cũng là điều cơ bản nhất của việc nhìn lại hè. Nhớ lại những hành động đã được thực hiện và những sự việc đã xảy ra vào thời điểm đó.

Để có thể làm tốt hơn ở những hoạt động và cơ hội tương tự như vậy trong tương lai, điều quan trọng là bạn phải nhớ được toàn bộ từ đầu đến cuối quá trình ra quyết định phạm vi nhìn lại. Những sự việc mới vừa xảy ra sẽ dễ dàng được nhớ lại hơn những sự việc đã qua một thời gian dài, vì vậy hãy nhớ lại ngược theo dòng thời gian.

Nếu bạn bắt đầu nhớ lại từ những ý tưởng đầu tiên của kế hoạch, có thể bạn sẽ mất khá nhiều thời gian. Thời gian nhìn lại càng dài thì việc nhớ lại càng khó khăn hơn, đồng thời nó cũng làm mất nhiều thời gian của bạn. Vì vậy, tôi khuyên rằng bạn chỉ nên tiến hành nhìn lại những sự việc đã xảy ra trong một khoảng một tuần. Trong trường hợp lâu hơn, khoảng thời gian đó cũng sẽ không nên quá một tháng.

    Bước 2: Xác định những hành động tốt

Hãy tạm gác chúng sang một bên và xác định những việc hay hành động tốt mà mình đã thực hiện. Trong những việc làm, hành động tốt đó, chắc chắn sẽ có những việc mà bạn muốn tiếp tục duy trì trong hoạt động tiếp theo. Đó chính là Keep. Ví dụ việc mọi người vỗ tay khi bạn giới thiệu bản thân trong cuộc họp đầu tiên và điều đó giúp bầu không khí trở nên dễ chịu hơn cũng là việc nên Keep.

    Bước 3: Xác định vấn đề cần giải quyết

Nghe kể khi bài thuyết trình kết thúc một cách thành công, chắc hẳn bạn cũng phải đối mặt với rất nhiều vấn đề trong suốt quá trình đó. Nhưng có một giải pháp có thể đối phó với những vấn đề đó một cách hiệu quả thì hãy liệt kê giải pháp đó vào “Keep”.

Nếu như bạn cảm thấy lo lắng khi đứng trước một mặt cấp trên và không thể trình bày những những gì mình đã chuẩn bị hoặc bạn đã chuẩn bị chưa đầy đủ, thì những điều này sẽ được liệt kê vào “Problem”.

    Bước 4: tìm ra nguyên nhân

Thật tốt khi mọi người có thể chia sẻ với nhau những điều mà mình đang giấu kín. Thật tốt khi nhiều ý tưởng độc đáo được đưa ra, về một kế hoạch và dự đoán được hình thành. Chắc chắn phải có một nguyên nhân nào đó dẫn đến việc này. Nếu bạn không hiểu rõ mình muốn cải thiện điều gì trong vấn đề chuẩn bị chưa đầy đủ, bạn có thể sẽ gặp khó khăn trong bước tiếp theo - Tìm các biện pháp cải thiện.

Tùy theo mức độ cần thiết, bạn có thể xem như thời tiết ở bước này hát cũng có thể lược bỏ nó ở một mức độ nào đó. Có rất nhiều cách khác nhau để tiến hành bước này, vì vậy chi tiết sẽ được đề cập sau.

    Bước 5: Tìm các biện pháp cải thiện

Thắm thường khi nghe đến từ cải thiện, nhiều người sẽ hình dung những việc sửa những điều chưa tốt. Nhưng không chỉ vậy, việc chuyển những điều đến tốt đẹp trở nên tốt đẹp hơn nữa cũng là một hình thức cải thiện. Nếu bạn liệt kê phương pháp tư duy vào Keep, vậy hãy liệt kê thì nhiều ý tưởng vào một phương pháp tư duy tốt hơn vào Try.

    Bước 6:  Suy nghĩ về những việc nên làm

Chúng ta đã xem xét các giải pháp ứng với keep và Problem.

    Bước 7:  Quyết định những việc sẽ làm

Sau khi đọc xong phần này, các bạn có suy nghĩ giống Hoàng Văn Thinh tôi không? Chúng ta vẫn có rất nhiều cuộc họp để rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện, sau mỗi năm nhưng phần lớn chúng không phát huy hiểu quả như mong đợi vì chung chưa được tổ chức một cách khoa học, bài bản và nhiều thành viên tham gia với tư tưởng điểm danh.

Nếu bạn cố gắng thực hiện tất cả các ý tưởng đó, sẽ có quen nhiều việc phải làm và bạn không thể xoay sở kịp. Hơn thế nữa những mâu thuẫn có thể xảy ra và khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Vì vậy, từ những ý tưởng này được dịch ra, hãy chọn ra một số ý tưởng mà bạn có nghĩ rằng chúng sẽ mang lại hiệu quả. Bạn nên đưa ra thật nhiều ý tưởng trong Try  mà không cần quan tâm nó có được thực hiện hay không. Sau khi tất cả đã được nêu ra, hãy lựa chọn những ý tưởng tốt nhất trong số đó.

KPT đơn giản như vậy nhưng vẫn có nhiều người chưa thể sử dụng nó. Vì vậy, chỉ nhờ vào việc thực hiện kế KPT bạn sẽ trở nên nổi bật hơn sao vậy họ. 

Cách sử dụng giấy ghi chú 

Lưu ý khi sử dụng giấy ghi chú, mỗi tờ chỉ được viết một ý kiến. 

Bằng cách viết là giấy ghi chú, bạn sẽ biết những ý kiến thành vật hiện hữu và có thể tiếp xúc vật lý với chúng, chẳng hạn như sờ vào mặt di chuyển những ý kiến đó. Thêm vào đó, hãy viết bằng bút lông để chắc rằng mọi người vẫn có thể nhìn thấy chúng một cách rõ ràng từ khoảng cách xa, sau khi được dán lên.

Bài viết được tham khảo từ trang https://ybox.vn/ vì mục đích truyền bá kiến thức, không vì mục đích thương mại.